Über das Gemeinsame Registerportal der Länder können seit August 2022 auch nicht offenlegungspflichtige Daten abgerufen werden. Trotz einer Anpassung der Handelsregisterverordnung ist dieses Problem in der Praxis bisher nicht gelöst. Betrieben ist zu empfehlen, ihre Registerdaten online einzusehen und gegebenenfalls Datenschutzverstöße zu rügen.
In Umsetzung der europarechtlichen Vorgaben der Digitalisierungsrichtlinie wurden mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie das Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister digitalisiert und ein Online-Abruf von Registerdaten über das Gemeinsame Registerportal der Länder ermöglicht. Seit August 2022 ist ein kostenloser Abruf aller digitalisierten Registerinformation über das Registerportal möglich.
Allerdings wurden in diesem Zug auch solche Daten digital zum Abruf bereitgestellt, deren Offenlegung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies betrifft zum einen Dokumente, die vom Registergericht zur Eintragungsprüfung angefordert wurden. Zum anderen reichen Notare nicht selten mehr Unterlagen ein, als tatsächlich erforderlich, um so etwaigen Nachfragen durch das Registergericht und Verzögerungen bei der Eintragung vorzubeugen. Dies gilt beispielsweise für Ausweiskopien, Erbscheine, Erbverträge, Nachlasszeugnisse oder Bankverbindungen.
Die Offenlegung dieser nicht offenlegungspflichtigen Informationen ist weder europarechtlich geboten noch mit dem Datenschutzrecht vereinbar. Entsprechend der Kritik aus der Wirtschaft und von Datenschutzaufsichtsbehörden hat das Bundesministerium der Justiz Dezember 2022 § 9 Abs. 1 der Handelsregisterverordnung dahingehend klargestellt, dass ausschließlich offenlegungspflichtige Dokumente aufgenommen werden sollen. Die Bundesnotarkammer beabsichtigt zudem eine Überarbeitung ihrer Muster-Dienstordnung der Notare, um der bisherigen Praxis einer vorsorglich zu umfassenden Einreichung an Informationen vorzubeugen.